Dal 1° gennaio 2024, tutti i forfettari devono emettere le fatture in formato elettronico attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate. Non ci sono eccezioni, salvo le prestazioni sanitarie verso persone fisiche.
La buona notizia: se usi un software dedicato, non devi sapere nulla di XML, codici fiscali o protocolli tecnici. Il software pensa a tutto. Ma è utile capire cosa c'è sotto, così non sbagli i campi e non ricevi fatture respinte.
Come funziona il Sistema di Interscambio
Il flusso è semplice: tu crei la fattura → il software la invia al SdI → il SdI controlla il formato → se è corretta, la recapita al cliente e ti manda una ricevuta. Se c'è un errore, la fattura viene scartata e devi correggerla.
Le ricevute hanno un significato preciso: RC (ricevuta di consegna) significa che il cliente l'ha ricevuta. NS (notifica di scarto) significa che c'è un errore da correggere. MC (mancata consegna) significa che il cliente non ha un sistema per riceverla — la fattura viene comunque messa a disposizione nell'area riservata dell'Agenzia.
I campi che devi compilare correttamente
Per un forfettario, i campi critici sono questi:
| Campo | Valore corretto | Perché sbagliarlo costa |
|---|---|---|
| Regime fiscale | RF19 | Se metti RF01 (ordinario) la fattura è formalmente errata |
| Natura IVA | N2.2 | N2.1 è sbagliata — porta a contestazioni |
| Aliquota IVA | 0% | Non applichi IVA: non inserire importi |
| Bollo virtuale | € 2,00 se importo > 77,47€ | Omettere il bollo = sanzione |
| Ritenuta d'acconto | Non applicare | Specificalo nelle note della fattura |
La dicitura obbligatoria
Ogni fattura forfettaria deve riportare questa dicitura, di solito nel campo "causale" o "note":
Un buon gestionale la inserisce in automatico. Se usi il portale gratuito dell'Agenzia delle Entrate, devi aggiungerla a mano ogni volta.
Il bollo virtuale: quando si paga e come
Le fatture di importo superiore a 77,47€ richiedono il bollo virtuale da 2€. Non lo paghi ogni volta che emetti una fattura — lo versi trimestralmente in un'unica soluzione tramite F24, usando i codici tributo 2501, 2502, 2503 e 2504 per i quattro trimestri.
Le scadenze sono: 31 maggio (1° trim.), 30 settembre (2° trim.), 30 novembre (3° trim.), 28 febbraio dell'anno successivo (4° trim.).
Gli errori più comuni
- Usare il codice regime RF01 invece di RF19. È l'errore più frequente per chi viene da altri regimi o usa software non configurati per il forfettario.
- Dimenticare il bollo su fatture sopra 77,47€. L'Agenzia delle Entrate lo vede e può contestarlo.
- Applicare la ritenuta d'acconto. Nel regime forfettario non si applica — se il cliente te la trattiene ugualmente, hai diritto al rimborso o alla compensazione.
- Sbagliare il codice destinatario. Per aziende usa il codice SDI a 7 cifre. Per privati usa "0000000" e la PEC o codice fiscale nel campo apposito.
Conservazione delle fatture
Le fatture elettroniche vanno conservate digitalmente per 10 anni. Il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate (sezione "Fatture e Corrispettivi") assolve a questo obbligo automaticamente. In alternativa, quasi tutti i software di fatturazione includono la conservazione sostitutiva nel piano.
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